LUMIA - einfach, schnell und faktisch
Die Software LUMIA ist ein von Dipl. Sozialarbeitern der Kompetenzagentur Braunschweig entwickeltes Programm, das Beraterinnen und Beratern zur Erfassung, Strukturierung und Auswertung ihrer Arbeit dient.
Gemeinsam mit einem Informatiker entwickelte die Kompetenzagentur Braunschweig eine Software für die tägliche Nutzung. LUMIA wurde über einen Zeitraum von zwei Jahren zu einer bewährten alltagstauglichen Software geformt. LUMIA bietet der Kompetenzagentur Braunschweig die Möglichkeit der Evaluation der Arbeit. Sie dient der Dokumentation, Überprüfung, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Beratungsangebots.
LUMIA ermöglicht vieles:
Erfassung von Stammdaten
Bei LUMIA sind lediglich der Name des Kunden und das Geburtsdatum Pflichtfelder. Dazu können Geschlecht, Adresse, verschiedene Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Migrationshintergrund und Geburtsland sowie ein möglicher SGB II-Leistungsbezug erfasst werden. Dem Mitarbeiter, der den Datensatz anlegt, weist LUMIA vorerst die Fallführung zu. Diese Zuweisung kann jederzeit geändert werden. Die Stammdaten sind auf einen Blick sichtbar und z.B. als Stammdatenblatt für die Handakte ausdruckbar.
Erfassung erbrachter Leistungen
Die tägliche Arbeit am Kunden setzt sich aus einer Vielzahl einzelner Leistungen zusammen. Diese sind in LUMIA hinterlegt: Telefonate mit dem Kunden oder mit Dritten, persönliche Gespräche, Analyseverfahren, Kontaktversuche und vereinbarte Termine, auch nicht wahrgenommene, sind ebenso hinterlegt wie geleisteter Briefverkehr oder E-Mail-Kontakte. Es besteht innerhalb der hinterlegten Leistung auch eine Differenzierungsmöglichkeit. So kann z.B. bei telefonischen oder persönlichen Gesprächen unterschieden werden, welchen Schwerpunkt das Gespräch hatte. Jede Leistung, die durch Mausklicks erfasst wird, wird auch automatisch dem Erfasser zugeordnet. Diese Zuweisung kann jederzeit geändert werden.
Kommentierung erfasster Leistungen
Bei der Erfassung einer Leistung ist zugleich ein Bemerkungsfeld geöffnet. Bei Bedarf können hier z.B. die Inhalte eines Gespräches oder Ergebnisse einer Analyse vermerkt werden. Die Vermerke können für die Handakte ausgedruckt werden.
Erfassung der Eingangssituation und der Beendigungssituation
Zu Beginn des Beratungsprozesses können z.B. Zeugnisse, Schulabschlüsse und Rechtskreise erfasst werden. Nach dem zweiten persönlichen Kontakt werden diese Felder zu Pflichtfeldern, da davon auszugehen ist, dass es bei diesem Kunden zu einem umfangreicheren Case-Management-Prozess kommt. Bei Beendigung dieses Prozesses werden die dann aktuellen Daten erfasst. Diese Daten stehen dann zu Auswertungszwecken zur Verfügung.
Triangulation der Eingangs- und Ausgangseinschätzung
Zu Beginn der Beratung schätzt zum einen der Kunde zum anderen der Berater sowie die zusteuernde Clearingstelle die Situation in folgenden Bereichen ein: Motivation und Engagement, Familiäre Situation bzw. Partnerschaft, Kenntnisse über eigene Fähigkeiten, Schulische Orientierung, Berufliche Orientierung, Selbständigkeit und Selbstdarstellung. Zur Orientierung dient eine Skalierung zwischen 1 und 9 bzw. "Veränderung dringend erforderlich" bis "Erfolgspotential". Im weiteren Beratungsprozess werden die Einschätzungen erneut vorgenommen und erfasst, z.B. nach 6 Monaten. Spätestens zum Ende des Case-Managements erfolgt die Erfassung einer abschließenden Einschätzung. Aus den drei Perspektiven zusammen werden dann Entwicklungen im Verlauf des Prozesses abgeleitet.
Integrierte Erfassung klientenrelevanter Institutionen
Auf dem Stammdatenblatt können auch externe Ansprechpartner und ihre jeweiligen Kontaktdaten eingetragen werden, z.B. zuständige Berufsberater oder Betreuer. Die einmal in LUMIA eingetragenen Daten eines Ansprechpartners stehen dann in einer Datenbank auch allen anderen Nutzern zur Verfügung.
Diese integrierte Datenbank kann stetig aktualisiert und erweitert werden. Ändern sich Daten eines Ansprechpartners, z.B. die Telefonnummer, braucht diese Änderung nur von einem der Nutzer eingetragen werden, eine Aktualisierung erfolgt bei allen in Frage kommenden Datensätzen automatisch. Direkt aus dem Stammdatenblatt heraus ist es möglich, eine E-Mail an diesen Ansprechpartner zu generieren und über Outlook zu versenden.
Zuweisung von Prozess-Status
Um Berater zu entlasten, werden in LUMIA für unterschiedliche Phasen des Beratungsprozesses verschiedene Status für Kunden vergeben: "Kontaktdaten aufgenommen", "Aktivierungskunde", "Klient", "Case-Management" etc. Je nach Phase und Intensität der Zusammenarbeit werden aufgrund der erbrachten Leistungen die Status abgeleitet. Ein Kunde, der lediglich in der Software erfasst ist, erhält den Status "Kontaktdaten aufgenommen", nachdem beispielsweise eine Einladung an ihn erfolgte oder ein Telefonat mit ihm stattgefunden hat, ändert sich der Status in "Aktivierungskunde". Nach Eintragung der ersten Leistung mit persönlichem Kontakt ändert sich der Status in "Klient", nach drei persönlichen Kontakten in "Case-Management". Gelingt eine Aktivierung nicht, folgt der Status "Aktivierung erfolglos". Bei einer erfolgreichen Beendigung der Beratung sowie der dabei notwendigen Angaben zur Situation des Kunden wird der Status "Klient abgeschlossen" vergeben.
Ständiger Überblick über eigene Klienten und deren Beratungsphasen
Im Rahmen der Auswertungsfunktion von LUMIA kann jeder Berater eine Auflistung seiner aktuellen Kunden abrufen. Da dies differenziert möglich ist, können z.B. alle aktiven Kunden angezeigt werden oder alle Jugendlichen, zu denen noch kein persönlicher Kontakt besteht.
Qualifizierte Auswertung erbrachter Leistungen nach Berater und Zeitraum
Die erfassten Leistungen lassen sich von Beratern für beliebig auszuwählende Zeiträume auswerten. Tabellarisch lassen sich die Tätigkeitsschwerpunkte oder selten erbrachte Leistungen erkennen und anschließend z.B. zu Excel-Grafiken weiterbearbeiten.
Auswertung der zuführenden Clearingstellen nach Zeitraum
Um mit den richtigen Kunden zu arbeiten ist es notwendig, die Zuführung durch Clearingstellen auszuwerten. Tabellarisch lässt sich darstellen, welche der Clearingstellen bezogen auf frei wählbare Zeiträume wie viele Kunden zugeführt hat. So können Kooperationen durch eine Auswertung quantitativ betrachtet werden. Eine Übersicht finden Sie hier (Akquise durch Clearingstellen)
Auswertung der Verbleibe nach Zeitraum
Ebenfalls nach frei wählbaren Zeiträumen lassen sich die Verbleibe von Kunden nach Abschluss des Beratungsprozesses auswerten. Tabellarisch wird dargestellt, wie viele Kunden bspw. eine duale Berufsausbildung begonnen haben oder wieder zur Schule gehen. Eine Übersicht finden Sie hier (Erfolge)
Auswertung für Quartals- und Jahresberichte
Interessant für Quartals- und Jahresberichte ist die tabellarische Auswertung aller Personen, zu denen die Berater Kontakt hatten oder mit denen sie Kontakt aufbauen wollten. Gegliedert in die Prozess-Status jeweils am letzten Tag des Auswertungszeitraumes sind Quantitäten auf Anhieb zu erkennen. Der Vergleich hintereinander liegender Auswertungszeiträume ermöglicht das Erkennen wiederkehrender Muster. Die Auswertung unterscheidet die Prozess-Status zudem in Personengruppen mit und ohne SGB-II-Bezug.
Möglichkeit, Daten aus der Software in andere Programme zu übertragen
Einige der kundenbezogenen Dokumente sind standardisiert: bspw. Briefe an Eltern, Einladungen für Erstgespräche oder Abschlussberichte an Clearingstellen. Hier bietet LUMIA die Möglichkeit, Daten automatisch einzufügen: Die Anschrift eines Kunden, die Anzahl erbrachter Leistungen oder das Datum des Beratungsbeginns und des Beratungsendes können dazu bspw. verwendet werden. Das spart Zeit und die Fehler beim Eintragen per Hand.
LUMIA ist eher unauffällig in den täglichen Arbeitsablauf integriert. Obwohl LUMIA viele Möglichkeiten bietet, sind im Gegensatz zur herkömmlichen Aktenführung keine weiteren Arbeiten hinzugekommen. Die Anwendung durch Berater beschränkt sich im Wesentlichen auf das Erfassen und Kommentieren erbrachter Leistungen, also auf das Schreiben von Vermerken. LUMIA entlastet den Arbeitsalltag davon, sich verschiedenste Dinge über Kunden an anderer Stelle vermerken zu müssen: Liegt die Datenschutzerklärung schon vor? Darf ich den Fall schon abschließen? Wie stelle ich am Ende des Jahres fest von wo meine Kunden kamen und wohin sie gingen? Ohne vorliegende Datenschutzerklärung können nach dem zweiten persönlichen Kontakt keine Leistungen und Vermerke mehr eingegeben werden, abgeschlossen werden kann der Fall nur dann, wenn Verbleibe und Situationsanalyse abschließend eingegeben wurden, Fragen nach Woher und Wohin beantwortet eine entsprechende Auswertung.
